Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez:
1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;
2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.
Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie powinno zawierać:
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel.
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna.
3) wskazanie materiałów archiwalnych i określenie tematu, którego one dotyczą.
4) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych.
5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.
Do zgłoszenia należy ponadto załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.
Rektor-Komendant Uczelni lub osoba przez niego upoważniona, po rozpatrzeniu wniosku, udostępnia przedmiotowe materiały. Zgodnie z posiadanym prawem może również:
1) odmówić lub ograniczyć udostępnianie albo reprodukowanie materiałów archiwalnych ze względu na ich zły stan fizyczny, ewentualnie żądanie przez zgłaszającego/wnioskodawcę materiałów archiwalnych wykraczających poza tematykę prowadzonych badań,
2) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.
Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych ( Dz.U. z 2008 r., Nr 107, poz. 679 )